Vous recherchez une solution efficace pour conserver vos documents en entreprise ? Optez pour le traitement intelligent des documents. Il permettra d’optimiser la gestion de vos documents. Vous pouvez partager des documents à tout moment avec vos collaborateurs. De plus, les pertes de dossiers seront minimisées. Tout comme les écrits au format papier, l’archivage électronique est soumis aux dispositions légales concernant la conservation de documents. Cette solution permet de garantir l’intégrité des documents pendant des années.
Archivage électronique de documents : qu’est-ce que c’est ?
L’archivage électronique est un processus de stockage numérique de documents et d’informations d’une entreprise. Ce processus doit assurer la sécurité, l’intégrité, la recevabilité juridique et l’authenticité des documents. De plus, il doit garantir l’accessibilité des informations tout au long de leur cycle de vie. Les collaborateurs pourront facilement consulter les documents dont ils ont besoin, ce qui permet d’améliorer l’organisation du travail. En optant pour cette solution, l’entreprise pourra se conformer aux exigences réglementaires. Par ailleurs, le traitement intelligent document processing est une solution permettant d’automatiser toutes les données d’une société.
Pourquoi mettre en place un système d’archivage électronique ?
Ces dernières années, de plus en plus d’entreprises optent pour la mise en place d’un système d’archivage numérique pour des raisons stratégiques et opérationnelles, permettant d’améliorer leur productivité et d’assurer leur conformité réglementaire. Il convient de noter que cette démarche s’inscrit dans le cadre de la dématérialisation des documents.
Quels sont les principes fondamentaux de l’archivage électronique ?
Voici les principes fondamentaux de l’archivage numérique de documents :
- la confidentialité : pour assurer la sécurité de vos documents ;
- l’intégrité : tous les documents archivés sont traçables ;
- la pérennité : les supports et les formats sont mis à jour régulièrement, afin d’assurer la conservation des documents plus longtemps ;
- l’accessibilité : les documents sont classés et indexés ;
- l’authenticité : le logiciel peut identifier la date de création et la personne à l’origine du document.
Quelles sont les obligations légales en matière d’archivage électronique ?
Les obligations en matière d’archivage électronique de documents sont les suivantes.
Les normes de l’archivage numérique
Pour être conforme aux exigences réglementaires, il est important que l’outil d’archivage numérique réponde aux normes suivantes : ISO 15489, ISO 11506, NF Z42-020, AFNOR NF Z42-013.
Les obligations légales
Elles concernent la durée de la conservation légale des documents, laquelle varie en fonction de la nature des informations. Par exemple, les documents comptables et les factures doivent être stockés pendant 10 ans. Quant aux documents fiscaux, la durée légale de conservation est de 6 ans. Notez que l’archivage des documents doit être présenté à l’administration, en cas de contrôle.
Les textes de référence
L’outil de l’archivage numérique doit respecter les textes juridiques applicables à l’archivage et la conservation des documents, tels que les articles 1174, 1175, 1366 et 1379 du Code Civil, le règlement européen du 23 juillet 2014 et le règlement général sur la protection des données (RGPD).
L’intégrité et l’authenticité des documents
Les risques de perte de données et de piratage peuvent toujours avoir lieu, même avec un logiciel performant. C’est pourquoi, la mise en place de système de sécurité, comme la signature numérique ou les empreintes cryptographiques s’avère importante. Elle permettra de détecter toute altération. Grâce à ces systèmes, vous pourrez empêcher toute falsification de documents et garantir l’authenticité des archives.
Qu’est-ce que le traitement intelligent des documents ?
Le traitement intelligent des documents ou IDP est un système qui permet d’automatiser le processus de saisie manuelle de données. C’est une solution efficace qui permet de numériser vos documents. De plus, il peut optimiser votre productivité, tout en limitant les coûts liés à la saisie et au traitement manuel des données.
